Bot AI di ChatPilot: 9 funzioni poco visibili che ti semplificano il lavoro

Le funzioni di un bot WhatsApp che contano di più sono quelle che il pannello non mette in vetrina.

Un numero scritto senza il 39. Due pulsanti che sembrano gemelli. Una pagina di invii dove, se sai cercare, rileggi ogni parola del bot.

Qui trovi nove trucchi del Bot AI di ChatPilot, lo strumento di DNA Creative che scrive su WhatsApp a chi compila i tuoi moduli. Per ognuno: quando ti serve e come si fa, con il nome esatto dei pulsanti.

In fondo c’è anche quello che il bot non fa. Uno di quei limiti conviene conoscerlo prima che ti capiti.

ChatPilot: guarda come funziona e quanto costa →

Qui si parte da un bot già acceso. Se devi ancora impostarlo, comincia dalla guida passo passo al Bot AI di ChatPilot e torna qui dopo.

Rileggere le chat e fermare il bot su un numero

I primi due trucchi servono a leggere cosa ha scritto il bot e a farlo tacere con una persona sola.

1. Il Log invii è la cronologia completa delle chat del bot

Nel menu a sinistra, «Log invii» sembra l’elenco dei messaggi partiti ai lead, cioè a chi ti ha lasciato nome e telefono in un modulo. Dentro ci sono anche tutti i messaggi tra il bot e i tuoi clienti, riga per riga.

Quando ti serve. Un cliente ti chiama e dice: «Il vostro assistente mi ha detto che…». Prima di rispondere, vuoi leggere cosa gli ha scritto davvero. Oppure stai per richiamare un lead che il bot ti ha passato, e vuoi sapere a che punto è.

Come si fa:

1. Nel menu a sinistra premi Log invii.
2. Lascia la prima tendina su Tutti gli account.
3. Nel campo «Cerca numero, nome, testo...» scrivi il numero del cliente e premi Cerca.
4. Guarda la colonna Sorgente: «customForm» è il primo messaggio, partito dal modulo; «aiBot» sono i messaggi della chat con il bot.
5. Nella colonna Stato, «Inviato» è il bot che scrive, «Consegnato» è il cliente che risponde.

Ecco cosa vedi cercando il numero di una cliente di prova, Roberta Amato:

Log invii

Si legge tutto, vocale compreso: la domanda sul prezzo, la risposta del bot, il suo avviso sul vocale e il passaggio a un collega.

2. Puoi fermare il bot su un numero prima ancora che scriva

Nella pagina «Bot AI» c’è il riquadro «Disattiva il bot per un numero». Funziona anche con un numero che non ti ha mai scritto: ChatPilot lo aggiunge alla Rubrica, con la sorgente «Manuale», e il bot non gli risponde.

Quando ti serve. Hai girato il link del modulo a un cliente che segui già di persona. Non vuoi che il bot gli rifaccia le domande che gli hai già fatto al telefono. Vale anche per un collega o un amico che fa una prova.

Come si fa:

1. Nel menu premi Bot AI e scendi fino al riquadro «Disattiva il bot per un numero».
2. In «Numero di telefono (con prefisso)» scrivi il numero col 39 davanti: è il cerchio 1 nella figura.
3. Se vuoi, scrivi il nome del cliente in «Nome (facoltativo)».
4. Premi Disattiva bot, il cerchio 2. Compare la scritta «Bot disattivato per il numero».

Ecco il riquadro compilato, con una cliente di prova:

Bot AI

Da quel momento il numero compare in «Conversazioni da gestire», tra quelle in attesa. Lì lo ritrovi quando vuoi ridare il bot a quel cliente (trucco 4).

Le conversazioni passate a te: tre cose da sapere

Quando il bot passa una chat a una persona, la trovi nella pagina «Bot AI», nel riquadro «Conversazioni da gestire». Il passaggio funziona come un centralino: il bot si ferma e gira la chiamata a te.

Su quel riquadro valgono tre regole che lo schermo non dice.

3. Le conversazioni «In attesa» non scadono

La Rubrica di ChatPilot tiene i contatti per 7 giorni, poi li cancella da sola. Le conversazioni «In attesa» restano, finché non premi «Segna risolto».

Quando ti serve. Torni da una settimana di ferie, o da un sabato pieno di clienti in salone. Le chat che il bot ti ha passato sono ancora lì, con il numero «in attesa» accanto al titolo del riquadro.

Come si fa. Non devi fare niente. Per rispondere, premi «Rispondi su WhatsApp» accanto al nome: si apre WhatsApp sulla chat con quel cliente. Dopo «Segna risolto» tornano a valere i 7 giorni.

4. «Segna risolto» lascia il bot fermo, «Riattiva bot» lo fa ripartire

I due pulsanti sembrano chiudere la stessa pratica. Fanno due cose diverse.

Segna risolto sposta la conversazione tra le «Risolte», ma con quel cliente il bot resta zitto.

Riattiva bot compare solo tra le Risolte e toglie la pausa: al messaggio dopo, il bot risponde di nuovo.

Quando ti serve. Hai fissato l’appuntamento, e il cliente potrebbe tornare con domande semplici come l’indirizzo o gli orari: lì conviene ridargli il bot. Se la trattativa la segui tu fino in fondo, ti basta «Segna risolto».

Come si fa:

1. Nell’elenco «In attesa di risposta», sulla riga del cliente, premi Segna risolto.
2. Scendi all’elenco «Risolte» e, sulla stessa persona, premi Riattiva bot. Il contatto esce dalla lista e il bot riprende.

Ecco il riquadro con due conversazioni in attesa e una risolta:

Bot AI

Vale anche per i numeri fermati col trucco 2: per ridare il bot a quel cliente, prima «Segna risolto», poi «Riattiva bot».

5. Se il bot promette una telefonata, la chat passa comunque a te

«E se il bot dice al cliente che lo richiamiamo, e io non me ne accorgo?»

La chat finisce comunque nella tua lista.

Il bot ha una rete di sicurezza: frasi come «ti ricontatta a breve», «sarà ricontattato» o «ho passato la sua richiesta». Se le scrive, la conversazione passa a una persona anche quando il bot si è dimenticato di farlo.

Quando ti serve. Quando scrivi la libreria. Se lì chiedi al bot di rispondere sempre «ti richiamiamo noi», ogni volta che lo dice la chat passa a te. Usa quella frase solo dove vuoi davvero subentrare.

Come si fa. Non c’è niente da accendere: funziona da sola. A te resta da guardare la lista, perché ChatPilot non manda avvisi quando passa una chat (ne parliamo in fondo).

Se oggi i tuoi lead aspettano una telefonata fino al giorno dopo, ChatPilot gli scrive appena compilano il modulo. Poi il bot risponde alle prime domande e ti passa la chat: vedi come lavora dal tuo numero di sempre, e il prezzo.

Cambiare il bot senza fare danni

Il bot si cambia in due modi: lo spegniamo e riaccendiamo noi di DNA Creative, oppure correggi tu i suoi testi. Il primo ha un effetto che pochi immaginano.

6. Spegnere e riaccendere il bot fa dimenticare i lead di prima

Nel tuo pannello l’interruttore del bot non c’è. Quando lo riaccendiamo, il bot riparte da quell’ora.

«Non posso farlo spegnere un’ora, mentre sistemo la libreria?»

Puoi, ma costa caro. Al riavvio il bot ignora tutti i lead arrivati prima, anche quelli con cui stava parlando la mattina.

Quando ti serve. Quando vuoi davvero ripartire puliti: offerta nuova, libreria nuova, e i contatti vecchi li richiami tu.

Come si fa. Lo chiedi a noi, sapendo cosa succede. Per fermare il bot su una persona sola usa il trucco 2. Per correggerlo non serve spegnerlo, come vedi subito.

7. Le modifiche valgono dal messaggio dopo, anche nelle chat in corso

La libreria è il quaderno degli appunti del bot: prezzi, orari, servizi. Il bot è istruito a rispondere solo con quello che c’è scritto lì, e lo rilegge a ogni messaggio.

Una correzione salvata adesso vale già per la prossima risposta, anche con un cliente a metà chat.

Quando ti serve. Nel Log invii vedi che il bot ha dato un orario vecchio, o non sapeva rispondere su un servizio. Lo correggi subito, senza spegnere niente.

Come si fa:

1. Nel menu premi Bot AI e correggi il testo nel campo «Cosa deve sapere il bot (libreria)».
2. Premi Salva configurazione: accanto al pulsante compare «Salvato».
3. Dal messaggio successivo il bot usa il testo nuovo.

Leggi il Log invii, correggi la libreria, salva: così il bot migliora un po’ alla volta.

Due regole di scrittura che il bot segue alla lettera

Due dettagli decidono quando il bot ti passa la chat: il nome di chi risponderà e il modo in cui elenchi le domande.

8. Non scrivere nella libreria chi risponderà dopo il bot

Se nella presentazione scrivi «poi ti risponde Giulia», il bot passa la chat a una persona già al primo messaggio, senza fare una sola domanda.

Quando ti serve. Quando scrivi come si deve presentare il bot al cliente.

Come si fa. Fallo presentare come assistente virtuale, con il nome che gli hai dato in «Nome dell’assistente». Per il dopo scrivi «un collega», e aggiungi nella libreria una riga chiara: «Non dire chi risponderà dopo di te».

9. Prima le domande, poi il passaggio a te

Se compili «Domande di qualificazione», il bot le fa una alla volta e passa la chat solo quando le ha raccolte tutte. Le eccezioni sono due: il cliente chiede una persona, oppure il bot non sa rispondere.

Le domande di qualificazione sono quelle che faresti tu al primo contatto, come la scheda che compila il venditore al primo appuntamento.

Se a metà il cliente chiede un prezzo, il bot gli dice che avrà presto una risposta precisa. Non nomina nessuno e va avanti con le domande.

Quando ti serve. Quando vuoi che il venditore riceva il cliente già inquadrato. Per una concessionaria: il modello, la permuta, il finanziamento.

Come si fa. Scrivi una domanda per riga nel campo «Domande di qualificazione». E non scrivere mai quante sono, né lì né nella libreria.

Mi spiego meglio. Se scrivi «fai le tre domande» e un giorno ne aggiungi una quarta, il bot passa la chat dopo la terza e salta quella nuova. Scrivi «fai tutte le domande».

Cosa il bot WhatsApp non fa, e come rimediare

Il bot di ChatPilot ha quattro limiti da sapere prima. Per ognuno c’è un rimedio semplice.

Non ha orari di risposta

Il bot risponde a qualsiasi ora, anche di notte, e nel pannello non c’è un’impostazione «solo in orario d’ufficio». Non sa nemmeno che giorno e che ora sono.

Il rimedio sta nella libreria: scrivi i tuoi orari di apertura. Così, se un cliente chiede quando può passare, il bot risponde giusto.

Non ascolta i vocali e non vede le foto

Il bot legge solo i messaggi scritti. Al primo vocale, o alla prima foto senza testo, risponde così:

«Scusa, riesco a leggere solo i messaggi scritti: i vocali non posso ascoltarli e le foto non posso vederle. Me lo riscrivi in un messaggio? Oppure, se preferisci, ti faccio rispondere subito da una persona: dimmi pure quale preferisci.»

Al secondo allegato passa la chat a una persona. Una foto con una didascalia, come «quanto costa questa?», arriva al bot come testo: il bot chiede di descrivere l’oggetto, senza fingere di averlo visto.

Se i tuoi clienti mandano soprattutto vocali e foto, il bot di ChatPilot API guarda foto e PDF e capisce i vocali trascritti.

Non si mette da parte quando scrivi tu dal telefono

«E se rispondo io dal telefono, il bot si ferma da solo?»

No. È il limite di cui ti parlavo all’inizio.

ChatPilot non mette in pausa il bot quando scrivi tu dal telefono. Al messaggio successivo del cliente il bot risponde di nuovo, e nella stessa chat parlate in due: tu e il bot.

Prima di scrivere tu, ferma il bot su quel numero.

È il trucco 2: «Disattiva il bot per un numero», col 39 davanti. Quando hai finito decidi tu: «Segna risolto» per continuare da solo, «Riattiva bot» per ridare il cliente al bot.

Non ti avvisa quando ti passa una chat

Quando il bot ti passa una conversazione non arrivano email né notifiche. La vedi solo in «Conversazioni da gestire», o dalla chat sul telefono.

Il rimedio è un’abitudine: apri la pagina «Bot AI» a orari fissi, per esempio a metà mattina e a metà pomeriggio.

Un’ultima cosa, che vale per tutto ChatPilot senza API. Il numero è collegato col QR, come WhatsApp Web, e non è un canale ufficiale di Meta: WhatsApp avverte che collegare l’account ad app non ufficiali può portare alla sospensione. Rischi e alternative sono spiegati nell’articolo su a cosa stare attenti con ChatPilot senza API e quando passare all’API.

Torna alla frase dell’inizio: le funzioni che contano sono quelle che il pannello non mette in vetrina. Adesso le conosci tutte e nove, compreso il limite che è meglio sapere prima.

Vuoi un bot che lavora così sui tuoi lead, dal numero che usi già? Su chatpilot.it trovi come si attiva ChatPilot e quanto costa. Il bot lo accendiamo noi di DNA Creative.